OxiMailing - la FAQ - Comment faire pour que mes messages ne tombent pas dans les courriers indésirables ou ne soient bloqués par un anti-spam ?

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Comment faire pour que mes messages ne tombent pas dans les courriers indésirables ou ne soient bloqués par un anti-spam ?

Vous êtes nombreux à nous demander des conseils pour éviter que vos mails ne finissent dans les dossiers spam de vos destinataires.

Il n'existe pas à proprement parler de recette infaillible, car les règles qui permettent de définir si un mail peut être considéré comme un spam, sont à la fois compliquées et variables suivant les filtres anti-spams. Ceci dit, la version 3 d'OxiMailing contient un analyseur antispam très puissant qui vous donne de précieuses indications sur les raisons du classement en spam potentiel de votre message.

Si de plus, vous mettez en application les 12 règles d'or énoncées ci-dessous, vous augmenterez considérablement vos chances d'être lu :

1- Ajoutez systématiquement un lien de désabonnement bien visible et opérationnel, et tenez compte scrupuleusement de toute demande de désinscription. Evitez toutefois les mots "désabonner", "désabonnement", "désinscrire", "désinscription", qui favorisent le classement en spam. C'est pourquoi l'expression "Veuillez me retirer de votre liste de diffusion" est proposée par défaut lorsque vous insérez un lien de désabonnement par l'intermédiaire du bouton "Désabonnement" de l'éditeur HTML d'OxiMailing. Ne copiez-collez jamais un lien de désabonnement d'une campagne à une autre, mais recréez-le systématiquement par le bouton "Désabonnement" pour être certain de son bon fonctionnement. Ne cherchez pas à dissimuler ce lien par quelque moyen que ce soit, un désabonnement est mille fois préférable à une plainte pour spam !

Pour plus de détail : Dans un message, comment insérer un lien de désabonnement ?

2- Evitez de mettre trop d'images dans votre mail : essayez dans la mesure du possible de regrouper plusieurs petites images en une image plus grande. Le ratio images/texte doit être équilibré, en effet un mail composé exclusivement d'images a toutes les chances d'être considéré comme du spam. Pensez donc à accompagner vos images de texte en quantité suffisante. De manière générale, mettez sous forme d'images les graphiques, photos, logos... bref tout ce qui n'est pas textuel. La partie textuelle, quant à elle, doit être tapée en véritable texte HTML. Enfin et surtout, n'incorporez pas vos images directement dans le message, mais faites des liens vers des images hébergées sur le web. Vous en tirerez un double bénéfice puisqu'en plus de mieux franchir les barrières anti-spam, vous allégez le poids de votre message et augmentez du même coup la vitesse d'envoi !
Pour plus de détail : Dans un message, comment ajouter une image ?

3- Bannissez bien évidemment les mots ou expressions à double sens qui pourraient prendre une conotation sexuelle ou "médicamenteuse".
Evitez également les mots comme "Gratuit", "Promotion", "Promo", "Discount", "Offre", "Soldes", "Cadeau"... ou certains caractères, tel que le point d'exclamation dans le sujet du message. Pour connaître les caractères à éviter, vous pouvez visiter le site de

Microsoft pour Outlook

.
Plus subtil, évitez de mettre vos liens hypertextes derrière des termes tels que "Cliquez ici".

4- Evitez tant que possible les fichiers en pièces jointes, surtout s'ils sont de type pdf et d'autant plus si votre message contient peu de texte. A la place, déposez vos fichiers sur un serveur web et mettez des liens de téléchargement dans votre mail. En faisant cela, vous réduisez du même coup le poids du message et donc augmentez la vitesse d'envoi. Et autre avantage non négligeable, vous saurez grâce au tracking qui a téléchargé le fichier (alors qu'on ne peut pas savoir qui a ouvert une pièce jointe).

5- L'utilisation de certains termes n'est pas le seul indice sur lequel les filtres anti-spam se basent pour rejeter un e-mail. Ils prennent également en compte le format, comme la taille de la police ou sa couleur. Ainsi, évitez d'écrire l'ensemble du message en police égale ou supérieure à 16. De même, le rouge et le vert sont à proscrire.

6- Ne mettez pas vos URL sous forme d'adresse IP, et évitez les URL contenant des pourcentages et des dollars. Ne mettez pas non plus de lien tracké derrière une URL. Préférez une mention du style "visitez notre site", ou bien mettez votre url sous forme d'image. Autre solution encore meilleure : utilisez la fonction de personnalisation des url de tracking.
Pour en savoir plus à ce sujet :

Pourquoi est-il déconseillé de mettre des liens en toute lettre (www.votresite.com) lorsque l'on active le tracking ?

Qu'est ce que la personnalisation des liens de Tracking et à quoi cela sert-il ?

7- Même si vous voulez envoyer votre message au format HTML, remplissez également la partie message Texte. Vous en tirerez un double bénéfice : d'une part, les destinataires qui ne peuvent pas lire le HTML (ça existe encore !) pourront quand même prendre connaissance de votre email. D'autre part, les filtres anti-spam sont généralement moins stricts avec des messages au double format.

8- Utilisez des éditeurs HTML de qualité, comme FrontPage ou Dreamweaver ou bien encore l'éditeur intégré dans OxiMailing. Fuyez les outils comme MS Word ou Publisher qui créent beaucoup de code inutile et souvent non standard, rendant votre message la plupart du temps illisible et accroissant les chances qu'il soit détecté comme du spam.
Plus de détail à ce sujet : En guise de message, peut-on utiliser une page HTML générée par Word ou Publisher ?

9- Indiquez dans votre message, idéalement au début, la manière dont vous avez collecté l'adresse du destinataire. Par exemple : "Vous vous êtez abonnés à notre newsletter sur le site

www.mondomaine.com

à telle date" ou bien "Vous recevez ce message car en tant que partenaire de la société X, vous nous avez autorisé à vous envoyer des emails commerciaux relatifs à la pêche à la ligne".
Ou encore "Vous recevez ce message car votre adresse email est publiée dans le fichier X...".

10- Pensez à bien qualifier votre fichier d'adresses et notamment à gérer soigneusement les NPAI (N’Habite Pas A l’Adresse Indiquée) en les supprimant systématiquement de votre fichier d'adresses. Il faut savoir en effet que plus vous envoyez de mails à destination d'adresses inexistantes, plus vous augmentez vos chances d'être considéré comme un spammeur.

11- A chaque envoi, faites en sorte que les domaines de vos destinataires soit le plus diversifié possible : pour donner un exemple, évitez absolument une trop grande proportion de destinataires aol ou hotmail, un nombre élevé de mails identiques concentré sur un même domaine pouvant finir par provoquer un blocage ou un classement en spam. Si les domaines de vos destinataires sont peu diversifiés, préférez dans ce cas un envoi en plusieurs fois, par paquets plus petits et suffisamment espacés dans le temps. Sachez aussi qu'il existe des programmes de "white-listage" chez la plupart des fournisseurs, qui vous permettront d'arriver à un meilleur taux d'aboutissement.

12- En adresses d'expéditeur et de retour NPAI, choisissez des adresses email associées à votre propre nom de domaine, par exemple contact@mondomaine.com et npai@mondomaine.com (remplacez mondomaine.com par votre véritable nom de domaine, cela va de soi, et assurez-vous que ces 2 adresses existent bel bien !). Bannissez l'utilisation d'adresses hotmail, yahoo, aol, gmail ou tout autre domaine générique. En effet, de plus en plus d'antispam vérifient qu'un mail envoyé avec une adresse hotmail (par exemple) a bien été envoyée avec le serveur SMTP d'hotmail et classent le mail en spam si tel n'est pas le cas. La pire des combinaisons consiste à indiquer une adresse d'un domaine générique en tant qu'adresse d'expéditeur et une adresse d'un autre domaine générique en adresse de retour NPAI : là, c'est courrier indésirable assuré !

Vous respectez toutes ces règles à la lettre et votre message est malgré tout encore considéré comme un spam ?

Cela peut provenir de votre environnement technique. Idéalement, pour faire de l'envoi en masse régulier vers plusieurs milliers de destinataires, il est fortement conseillé de disposer de son propre serveur dédié. En effet, les serveurs SMTP mutualisés sont la plupart du temps soumis à des quotas. Selon les serveurs, si vous dépassez ces quotas, soit vos messages sont bloqués à l'envoi, soit ils sont catégorisés en spam à l'arrivée.

De même, les SMTP locaux style "Mail Enable" ou bien le SMTP fourni avec XP Pro peuvent constituer des alternatives correctes, encore faut-il au minimum disposer d'une adresse IP fixe et de son propre nom de domaine. En effet, pour lutter contre le spam, certains serveurs effectuent à l'arrivée de votre mail ce que l'on appelle un "reverse DNS". Autrement dit, le serveur SMTP de votre destinataire va rechercher le domaine (A) associé à l'adresse IP qui est à l'origine du mail. Le domaine A est ensuite comparé au domaine (B) de l'adresse email de l'expéditeur et le message sera catégorisé comme spam si les 2 domaines A et B ne sont pas identiques. Cette mesure permet de rejeter les mails envoyés par des personnes qui utilisent à l'insu de leur propriétaire des SMTP mal sécurisés.

Enfin, dernière possibilité qui pourrait expliquer que vos messages finissent en spam : peut-être avez-vous été blacklisté suite à l'envoi d'un précédent message qui aurait été signalé comme "abusif". Le cas le plus classique est celui de destinataires ayant reçu votre mail alors qu'ils ne l'avaient pas sollicité et que votre mail ne contenait aucun lien de désabonnement. Ils ont donc transmis ce mail à la CNIL ou à un organisme tel que RBL, qui a procédé au blacklistage de votre adresse email et/ou de votre adresse IP. Si vous avez une adresse IP fixe, il faut attendre quelques jours que votre adresse soit sortie de la blacklist, ou bien contacter les organismes qui ont blacklisté votre adresse pour leur faire part de votre bonne foi. Si vous avez une adresse IP dynamique, il est possible que vous ayez hérité d'une adresse IP d'une personne malveillante. Dans ce cas, il vaut mieux renouveler son adresse IP (reboot).
Pour vérifier si votre adresse IP est blacklistée quelque part, cliquez sur le lien ci-dessous, tapez votre adresse IP puis cliquez sur "Go" :
http://www.robtex.com/rbl.html