En B To C (communication à destination des particuliers), votre fichier d'adresses ne doit contenir aucun destinataire n'ayant pas sollicité votre e-mailing. La CNIL est très claire à ce sujet : http://www.cnil.fr/dossiers/conso-pub-spam/fiches-pratiques/article/555/les-regles-dor-de-la-prospection-par-courrier-electronique/
Autrement dit, vous ne devez utiliser que des adresses de personnes qui ont exprimé leur consentement préalable à recevoir de votre part des prospections directes par email. C'est ce que l'on appelle l'opt-in : avec l'opt-in, l'accord de l'utilisateur est explicite : il coche une case, ou fait défiler un menu déroulant pour que ses données personnelles soient utilisées à des fins commerciales.

Vous pouvez constituer vous-même votre fichier opt-in, par le biais d'un formulaire d'inscription sur votre site web par exemple, ou d'une case à cocher sur votre boutique en ligne... Vous pouvez aussi trouver sur le marché de nombreux fichiers opt-in à la vente ou à la location. Ceux-ci contiennent des adresses d’internautes ayant clairement exprimé leur souhait de recevoir des offres commerciales par e-mail en rapport avec leurs centres d'intérêt.

Vous avez bien entendu pour obligation d'ajouter un lien de désabonnement dans vos messages afin que vos abonnés puissent se désabonner à tout moment.

ATTENTION AUX ARNAQUES !
Lorsque vous louez ou achetez un fichier d'adresses opt-in, assurez-vous que la société qui vous vend ce fichier soit légale et qu'elle ait pignon sur rue. Renseignez-vous auprès du registre du commerce ou plus simplement en ligne en faisant une recherche sur Google. Un nombre impressionnant de fichiers volés ou ne respectant pas la législation sont vendu en ligne par des sociétés douteuses (entre autres, fuyez les "starmailing" ou autre de MTI...). D'une manière générale, si on vous propose un fichier de particuliers "Opt-in" de plusieurs centaines voir millions d'adresses pour quelques dizaines ou centaines d'euros, passez votre chemin. Ce genre de fichier coute bien plus cher, surtout à l'achat ! Comptez en effet environ 0,20 € par adresse pour un fichier sérieux. 

Attention également aux sociétés étrangères vous vendant un fichier opt-in "tout à fait légal et déclaré"... Ces sociétés sont en effet soumises aux lois de leur pays d'origine et ajoutent dans leurs conditions qu'il vous appartient de vous assurer de respecter la législation de votre pays, se dédouanant ainsi de tout problème éventuel.

Dans tous les cas, surtout pour un fichier opt-in, assurez-vous de sa légalité en contactant la CNIL ou en contactant le support technique. Vous êtes seul responsable du fichier que vous utilisez, si nous recevons des plaintes justifiées suite à un envoi réalisé sur un fichier illégal vous risquez la suspension du service d'envoi SMTP et de votre licence OxiMailing (en plus des amendes légales en cas de plainte du destinataire auprès du procureur de la république !).

 

Règle n°2 : Opt-out

Ce régime, applicable aux professionnels (B To B), vous autorise à envoyer des mails à toute adresse non nominative de professionnel, qui ne s'est pas préalablement opposé à recevoir des mails de votre part. Chaque mail envoyé doit alors offrir la possibilité de se désinscrire du fichier. D'où la présence obligatoire d'un lien de désabonnement.
De plus, les produits et services présentés dans votre message doivent être en rapport avec l'activité des entreprises ciblées. Autrement dit, ne visez pas les fleuristes si vous vendez des casques de chantier !  
Enfin, le fichier doit avoir été constitué de manière légale : pas d'aspiration ni de recopie des données des Pages Jaunes par exemple !
Toutes ces règles sont rappelées dans cet excellent article de la CNIL : http://www.cnil.fr/dossiers/conso-pub-spam/fiches-pratiques/article/555/les-regles-dor-de-la-prospection-par-courrier-electronique/

De nombreux fichiers d'adresses de professionnels à prix très attractifs sont vendus sur le web et beaucoup d'entre eux sont de piètre qualité, voire totalement illégaux car constitués le plus souvent par aspiration. Dans cette jungle, nous avons sélectionné pour vous des fichiers en parfait accord avec les directives européennes sur la commercialisation des données électroniques. Il s'agit de la gamme Email Reference. Dans cette gamme de prix, ce sont les seuls que nous avons répertoriés à ce jour qui présentent un rapport qualité prix intéressant et dont le caractère légal du mode de collecte a été prouvé.

Dans une autre gamme de prix mais pour du fichier encore plus qualifié et plus ciblé, nous vous conseillons le site http://www.gfm.fr/ .
Vous pouvez également vous adresser à Kompass ou encore à Pages Jaunes Marketing Services, qui est la seule société habilitée à exploiter les données des Pages Jaunes et à revendre des fichiers d'adresses issus de la base de données des Pages Jaunes.

Enfin, pour être complet, sachez que l'utilisation d'aspirateurs d'adresses est formellement interdite. Lire cet article pour en savoir plus à ce sujet.

Nouveautés de la version 5.3.2 : (15 juin 2010)

- Ajout du composant Mapi (normalement distribué avec Windows mais apparement pas tout le temps) permettant l'envoi de la campagne au support technique.
- Correction d'une fonction de connexion au tracking.

Nouveautés de la version 5.3.1 : (11 juin 2010) 

- Correction d'un bug, introduit dans la 5.3.0, qui pouvait provoquer dans certains cas bien précis le remplacement de liens classiques par des liens ayant le statut de lien de désabonnement. 

Nouveautés de la version 5.3.0 : (09 juin 2010) 

- Connexion automatique au tracking par la clé de déblocage du logiciel (plus besoin de login / mot de passe !)
- Ajout de boutons d'état (en haut à droite de la fenêtre principale) permettant de connaitre l'état des abonnements Tracking / SMTP
- Ajout d'un mode multilicence permettant d'installer plusieurs licences sur un même ordinateur
- Ajout d'un bouton permettant d'envoyer la campagne au support technique
- Amélioration de la fonction de récupération des NPAI (nouveaux formats et récapitulatif après la récupération) 
- Correction d'un bug dans l'import Gmail (le connecteur n'arrivait pas, dans certains cas, à récupérer les informations du compte)
- Amélioration de la fonction de sauvegarde (plus rapide, la base étant compressée uniquement si c'est nécessaire)

Nouveautés de la version 5.2.3 : (29 mars 2010) 

- Rétablissement de la compatibilié Windows 2000, momentanément disparue avec la version 5.2.2.
- Correction d'un bug dans l'importation des NPAI, qui provoquait dans certains cas l'arrêt du traitement avant la fin.
- Ajout d'une vérification avant envoi pour s'assurer qu'une campagne comportant un lien de désabonnement géré par OxiMailing est bien envoyée avec Tracking.
- Correction d'un bug de sélection lors de l'affichage des doublons (lorsque l'on refuse le nettoyage automatique)
- Mise à jour du moteur antispam et de ses règles.

Nouveautés de la version 5.2.2 : (19 mars 2010) 

- Correction d'un problème d'encodage et de restitution sur certains webmails dans le cas où le sujet du message contenait un point d'interrogation
- Intégration de MS Installer 4 au niveau du setup
 

Nouveautés de la version 5.2.1 : (10 mars 2010) 

- Mise à jour des composants logiciels afin d'optimiser les performances d'affichage
- Possibilité dans les options de faire passer le fond de la liste noire et NPAI en noir (pour mieux les différencier de la liste des destinataires)
- Mise à jour de l'analyse antispam
- Intégration du nouveau format de NPAI renvoyé par free.fr
- Amélioration de la vérification des URLs personnalisées avant l'envoi
- Prise en compte de certains caractères dans les noms de fichier (images et upload FTP). Nous vous conseillons néanmoins de conserver des noms simples (sans accent, sans espace, etc...) pour des questions de compatibilité avec certains webmails.
- Diverses corrections et améliorations...

Nouveautés de la version 5.2.0 : (2 février 2010) 

- Ajout d'un correcteur orthographique (nécessite MS Word pour fonctionner)
- Amélioration des performances d'envoi (grâce à un précalcul des liens)
- Avant envoi : ajout de la vérification de bon fonctionnement des URLS de tracking personnalisées
- Gestion des NPAI : optimisation du chargement et nettoyage automatique des lignes vides
- Possibilité de désactiver l'ajout automatique dans la liste noire oxitracking lors de l'ajout d'un filtre dans la liste noire (voir options)
- Mise à jour du thème graphique principal d'OxiMailing (correction de la position des menus pour coller aux specifications Office 2010 GUI)
- Divers correctifs mineurs...

Nouveautés de la version 5.1.1 : (4 janvier 2010) 

- Suppression d'une ancienne règle de SpamAssassin (FH_DATE_PAST_20XX) prévue à la base pour sanctionner ceux qui remplaçaient leur date système par une date dans le futur pour figurer en premier dans la liste des messages reçus. Depuis le 01/01/2010, cette règle n'ayant pas été retirée, l'analyse antispam attribuait systématiquement 10 points, et inquiétait nos utilisateurs pour rien.
- Sur la liste des destinataires, correction d'un problème d'affichage qui faisait que le bouton "Rechercher" n'apparaissait pas sur les écrans de résolution inférieure à 600 pixels en hauteur (certains netbooks notamment).
- Ajout du mode de transfert actif FTP
- Dans la fonction "Réseaux Sociaux", possibilité de partager l'une des url présentes dans le message.
- Au niveau de l'éditeur HTML, mise en valeur et amélioration de la fonction de détection de code HTML non standard.
- Le fenêtre "Vérifications avant envoi" est désormais redimensionnable (utile pour les petits écrans)
- Autres correctifs mineurs...

Nouveautés de la version 5.1.0 : (7 décembre 2009) 

- Ajout d'une fonction de "Social e-mailing" permettant de partager les campagnes sur Facebook, MySpace, Viadeo, LinkedIn, Delicious et par mail à des contacts
- Ajout de 3 nouvelles couleurs de surlignage (Rouge, Bleu nuit et vert foncé).
- Ajout de zones retractables dans les parties "Entêtes" et "Vérifications et envoi" pour permettre l'utilisation du logiciel sur des écrans avec résolution < 1024 px.
- Lors de l'ajout d'un lien OxiMailing de désabonnement, on ne pouvait plus modifier le texte affiché directement sur la fenêtre d'ajout du lien : ceci a été corrigé.
- Un survol d'un lien de désabonnement OxiTracking n'affiche plus l'url mais "Lien de désabonnement OxiTracking"
- Ajout d'une nouvelle balise dans l'entête des mails provoquant l'affichage (sous certaines conditions) d'un bouton "Se désabonner" sur certains webmails (Hotmail et gMail notamment).
- Pour les utilisateurs du Tracking, lors de l'ajout d'un destinataire en liste noire locale, il est à présent proposé de l'ajouter automatiquement dans la liste stockée sur le serveur de tracking (avant c'était une action manuelle).
- Historisation des fichiers de NPAI sur 7 jours glissants (pour restauration en cas de problème)
- Gestion des déconnexions du serveur lors de la récupération des NPAI. Lorsque certains serveurs se déconnectaient (dans le cas où le nombre de NPAI était trop important) le logiciel arrêtait le traitement des NPAI avec un message "Erreur durant la lecture du message". A présent, le logiciel gére cela et essaye de se reconnecter pour poursuivre le traitement.
- Gestion de 15 nouveaux types de NPAI hard et 5 soft.
- Ajout d'une case à cocher sur la fenêtre des destinataires permettant de choisir la saisie dans la grille (mode V5) ou via une fenêtre spécifique (mode V4 et <).
- Correction d'un bug sur la fonction de surlignage.
- Accélération des fonctions de traitement en masse pour éviter de saturer la mémoire.
- Ajout d'une fenêtre invitant à patienter durant le téléchargement des informations sur la campagne.
- Possibilité de redimensionner les colonnes du fichier de destinataires. Ces tailles sont enregistrées avec la campagne.
- Dans la liste des domaines, un clic sur une ligne déclenche désormais un filtrage. Pour modifier le nom de domaine, il faut à présent faire un clic droit sur le domaine et "Renommer".
 

Nouveautés de la version 5.0.1 : (19 Octobre 2009) 

- Correction de bugs résiduels sans gravité

Nouveautés de la version 5.0.0 : (06 Octobre 2009) 

Retrouvez toutes les nouveautés de cette mise à jour majeure sur notre site web : http://www.oxemis.com/oximailing-caracteristiques.php 

Nouveautés de la version 4.0.2 : (03 Février 2009) 

- Lors de la création d'un lien hypertexte, il est désormais possible de référencer un fichier présent dans l'espace de stockage OxiMailing
- Lors d'un copier/coller dans l'éditeur HTML, un message d'information est affiché indiquant les pratiques à éviter (copier/coller depuis Word par exemple)
- Suppression d'un grand nombre de balises "span" ajoutées dans le code lors de l'ajout de certains types d'images locales et qui empêchait la validation W3C de certains messages HTML
- En cas de présence de code HTML non standard (provenant de MS Word par exemple), le lien permettant la tentative de correction automatique n'était pas très visible. Il passe en rouge et gras
- Possibilité d'obtenir l'url d'un fichier stocké dans l'espace de stockage (pour faire un lien vers des fichiers mis en pièce jointe précédement par exemple)
- Amélioration de la vitesse de transfert vers l'espace FTP
- Dans la fonction "Optimiser le message", lors du choix du compte FTP à utiliser, s'il n'y a qu'un seul compte, celui-ci est sélectionné par défaut
- Amélioration de la fonction de vérification des comptes FTP (cela ne fonctionnait pas si la sécurité du serveur web empêchait de déposer des fichiers autres que html et/ou si le serveur HTTP ajoutait des balises dans le fichier de test - cas de Lycos avec les pubs)
- Modification du vérificateur d'adresses (anciennement dénommé "inspecteur") avec amélioration de la qualité des analyses des domaines (prise en compte des domaines sans www)
- Les domaines affichés dans l'explorateur sont mis à jour en fonction des clics dans l'arborescence
- Lorsque l'on demande à rouvrir une campagne déjà ouverte dans une autre instance d'OxiMailing, le logiciel donne le focus automatiquement à cette instance (pour éviter les ouvertures multiples d'une même campagne).
- Suppression en automatique des espaces avant et après les adresses e-mails précisées en entête du message
- Mise à jour du fichier d'aide en ligne (F1)
- Ajout d'une dizaine de modèles de NPAI non gérés pour le moment (NPAI en langues étrangères principalement)
- Affichage d'un message informant l'utilisateur que la campagne doit être fermée dans OxiMailing pour que la planification puisse démarrer
- Possibilité de prévisualiser les pièces jointes du message en mode preview
- Correction de bugs résiduels mineurs
- ...

Nouveautés de la version 3.2.2 : (1 Juillet 2008) 

- Avast considérait le moteur d'analyse antispam d'OxiMailing comme un virus. Il s'agissait d'un faux positif, Avast a fait la correction de son côté, nous avons modifié le composant pour éviter que ce genre de chose ne se reproduise (nos programmes sont testés et garantis sans virus connu au moment de leur mise en ligne).
- Modification de la mise en forme dans l'éditeur HTML (pour éviter d'ajouter des espaces derrières les images, problème n'impactant qu'internet explorer et pas firefox)
- Mise à jour de l'aide avec les nouveaux écrans et mise à jour de la description des NPAI
- Mise à jour du moteur Antispam

Nouveautés de la version 3.2.1 : (25 juin 2008) 

- Correction de légers bugs résiduels signalés sur la version 3.2.0.

Nouveautés de la version 3.1.0 : (22 février 2008) 

Evolutions principales :
- Nouvel éditeur HTML avec des écrans plus simples et plus de fonctions
- Ajout de la compatibilité CSS
- Nouvel éditeur de code HTML, plus rapide et avec de nouvelles fonctions (imprimer, remplacer etc...)
- Amélioration de la gestion des bases lourdes (+ de 200.000 destinataires) et meilleure gestion mémoire
- Accélération des fonction de filtrage et d'affichage des noms de domaine (jusqu'à 15x plus rapide !)
- Possibilité d'ajouter un fichier à la liste des désabonnés chargée sur le serveur
- Accélération de la mise à jour des statuts "Désabonnés" dans la liste des destinataires
- Ajout de la vérification des liens du message
- Possibilité de réinitialiser le statut " Envoyé " / " non envoyé "
- Possibilité lors de l'import de ne pas importer les champs "vides"
- Au niveau de l'explorateur, la liste des domaines est filtrée en fonction des filtres de l'explorateur
- Nouvel assistant de création d'entête du message
- Ajout d'une véritable possibilité de planifier l'envoi des campagnes (en plus de la fonction compte à rebours des version précédentes)
- Ajout d'un menu " Tracking " qui donne des informations sur votre compte (date de fin notamment)

2. Nettoyez impérativement et très régulièrement vos NPAI :
A quoi sert l'outil de récupération des NPAI ?

Nous insistons tout particulièrement sur ce point : le non respect de cette règle devenue fondamentale constitue aujourd'hui un cas de rupture du contrat de licence OxiMailing ! 

3. Indiquez à vos destinataires pourquoi ils reçoivent votre message, autrement dit comment vous avez obtenu leur adresse :
Comment éviter que mes destinataires ne signalent mon message comme étant un spam ?

4. Insérez toujours un lien de désabonnement et tenez compte scrupuleusement des demandes de désabonnement :
Dans un message, comment insérer un lien de désabonnement ?

5. Optimisez vos messages pour éviter d'être classé en spam :
Comment faire pour que mes messages ne tombent pas dans les courriers indésirables ou ne soient bloqués par un anti-spam ?

6. Suivez nos recommandations ou bien celles de votre hébergeur ou de votre FAI en terme de quantité de mails envoyés :
Combien de mails puis-je envoyer avec le serveur OxiMailing ? 
Puis-je utiliser les SMTP de mon fournisseur d'accès pour envoyer des mails avec OxiMailing ?

7. Bannissez le code javascript, le flash, les frames, les formulaires et les vidéos dans vos messages :
Peut-on agrémenter facilement les e-mails de fichiers flash ou vidéo ? 
Pourquoi éviter les formulaires et les frames dans vos messages ?

8. Utilisez un véritable éditeur HTML pour rédiger vos messages :
En guise de message, peut-on utiliser une page HTML générée par Word ou Publisher ?

9. Hébergez les images composant votre message sur le web :
Dans un message, comment ajouter une image ?

10. Avant de lancer votre campagne, envoyez d'abord un exemplaire du mail à vous-même avec antivirus actif pour vérifier que le mail n'est pas vérolé, que les images s'affichent correctement et que les liens fonctionnent bien (notamment le lien de désabonnement). 
Une fois ces vérifications faites et juste avant de lancer votre campagne, pensez à désactiver systématiquement l'analyse des messages sortants au niveau de votre antivirus ! C'est hyper important. En effet, outre le fait que cette analyse ralentit considérablement l'envoi, la présence de l'antivirus fait que OxiMailing dialogue non pas avec le serveur SMTP, mais avec l'antivirus. Ce dernier répond à la place du SMTP que chaque mail envoyé est pris en charge, mais il n'est généralement pas capable de transmettre les messages à la cadence infligée par OxiMailing. Du coup, vous avez l'impression que tous vos mails sont partis, alors qu'une bonne partie d'entre eux n'est jamais parvenue jusqu'au SMTP !

11. Conseil "Bonus" pour ceux qui font de la prospection à destination de professionnels :
Pourquoi est-il conseillé d'éliminer de ses fichiers les adresses emails relatives à des domaines génériques lorque l'on fait de la prospection à destination de professionnels ?

Quoi qu'il en soit, le préfixe {disarmed} est ajouté lorsque des balises considérées comme dangereuses (principalement <form> ou <iframe>) ont été détectées dans votre message. Vous recevez quand même le message dans votre boîte mais le préfixe {disarmed} indique que les portions de HTML potentiellement dangereuses ont été supprimées.

C'est une raison supplémentaire qui nous amène à insister encore une fois sur la recommandation de ne pas inclure directement de formulaires (form) ni de cadres en lignes (iframe) dans vos emails. C'est d'ailleurs la raison pour laquelle les icones de l'éditeur HTML permettant d'ajouter des éléments de formulaires ont été supprimés dans la version 5.

Le fait que le mail ait été "désamorcé" (disarmed) empêche aussi le script d'ouverture de s'exécuter, ce qui explique pourquoi les ouvertures de ce mail ne sont pas comptabilisées.

Conclusion : ne mettez pas de formulaires directement dans vos messages HTML ! Mettez plutôt à la place un lien permettant d'accéder à un formulaire hébergé sur votre site web.

Cliquez ensuite sur le bouton "Télécharger un modèle" (entouré en vert ci-dessus) et laissez-vous simplement guider.

A savoir : la version Pro d'OxiMailing v5 vous permet d'accéder à une collection plus large de modèles pré-définis et professionnels.