Vous respectez toutes ces règles à la lettre et votre message est malgré tout encore considéré comme un spam ?

Cela peut provenir de votre environnement technique. Idéalement, pour faire de l'envoi en masse régulier vers plusieurs milliers de destinataires, il est fortement conseillé de disposer de son propre serveur dédié. En effet, les serveurs SMTP mutualisés sont la plupart du temps soumis à des quotas. Selon les serveurs, si vous dépassez ces quotas, soit vos messages sont bloqués à l'envoi, soit ils sont catégorisés en spam à l'arrivée.

De même, les SMTP locaux style "Mail Enable" ou bien le SMTP fourni avec XP Pro peuvent constituer des alternatives correctes, encore faut-il au minimum disposer d'une adresse IP fixe et de son propre nom de domaine. En effet, pour lutter contre le spam, certains serveurs effectuent à l'arrivée de votre mail ce que l'on appelle un "reverse DNS". Autrement dit, le serveur SMTP de votre destinataire va rechercher le domaine (A) associé à l'adresse IP qui est à l'origine du mail. Le domaine A est ensuite comparé au domaine (B) de l'adresse email de l'expéditeur et le message sera catégorisé comme spam si les 2 domaines A et B ne sont pas identiques. Cette mesure permet de rejeter les mails envoyés par des personnes qui utilisent à l'insu de leur propriétaire des SMTP mal sécurisés.

Enfin, dernière possibilité qui pourrait expliquer que vos messages finissent en spam : peut-être avez-vous été blacklisté suite à l'envoi d'un précédent message qui aurait été signalé comme "abusif". Le cas le plus classique est celui de destinataires ayant reçu votre mail alors qu'ils ne l'avaient pas sollicité et que votre mail ne contenait aucun lien de désabonnement. Ils ont donc transmis ce mail à la CNIL ou à un organisme tel que RBL, qui a procédé au blacklistage de votre adresse email et/ou de votre adresse IP. Si vous avez une adresse IP fixe, il faut attendre quelques jours que votre adresse soit sortie de la blacklist, ou bien contacter les organismes qui ont blacklisté votre adresse pour leur faire part de votre bonne foi. Si vous avez une adresse IP dynamique, il est possible que vous ayez hérité d'une adresse IP d'une personne malveillante. Dans ce cas, il vaut mieux renouveler son adresse IP (reboot).
Pour vérifier si votre adresse IP est blacklistée quelque part, cliquez sur le lien ci-dessous, tapez votre adresse IP puis cliquez sur "Go" :
http://www.robtex.com/rbl.html

- Le Journal du Net : http://www.journaldunet.com/ebusiness/crm-marketing/dossier/5-conseils-pour-doper-le-taux-d-ouverture-de-ses-e-mails/cinq-conseils-pour-doper-le-taux-d-ouverture-de-ses-campagnes-e-mail.shtml

2. Indiquez à vos destinataires pourquoi ils reçoivent votre message, autrement dit comment vous avez obtenu leur adresse.

3. Insérez toujours un lien de désabonnement et tenez compte scrupuleusement des demandes de désabonnement :
Dans un message, comment insérer un lien de désabonnement ?

4. Optimisez vos messages pour éviter d'être classé en spam :
Comment faire pour que mes messages ne tombent pas dans les courriers indésirables ou ne soient bloqués par un anti-spam ?

5. Suivez nos recommandations ou bien celles de votre hébergeur ou de votre FAI en terme de quantité de mails envoyés :
Combien de mails puis-je envoyer avec le serveur OxiMailing ? 
Puis-je utiliser les SMTP de mon fournisseur d'accès pour envoyer des mails avec OxiMailing ?

6. Bannissez le code javascript, le flash, les frames, les formulaires et les vidéos dans vos messages :
Peut-on agrémenter facilement les e-mails de fichiers flash ou vidéo ? 
Pourquoi éviter les formulaires et les frames dans vos messages ?

7. Utilisez un véritable éditeur HTML pour rédiger vos messages :
En guise de message, peut-on utiliser une page HTML générée par Word ou Publisher ?

8. Hébergez les images composant votre message sur le web :
Dans un message, comment ajouter une image ?

9. Nettoyez régulièrement vos NPAI :
A quoi sert l'outil de récupération des NPAI ?

10. Avant de lancer votre campagne, envoyez d'abord un exemplaire du mail à vous-même avec antivirus actif pour vérifier que le mail n'est pas vérolé, que les images s'affichent correctement et que les liens fonctionnent bien (notamment le lien de désabonnement). 
Une fois ces vérifications faites et juste avant de lancer votre campagne, pensez à désactiver systématiquement l'analyse des messages sortants au niveau de votre antivirus ! C'est hyper important. En effet, outre le fait que cette analyse ralentit considérablement l'envoi, la présence de l'antivirus fait que OxiMailing dialogue non pas avec le serveur SMTP, mais avec l'antivirus. Ce dernier répond à la place du SMTP que chaque mail envoyé est pris en charge, mais il n'est généralement pas capable de transmettre les messages à la cadence infligée par OxiMailing. Du coup, vous avez l'impression que tous vos mails sont partis, alors qu'une bonne partie d'entre eux n'est jamais parvenue jusqu'au SMTP !

Vous pouvez insérer soit une image hébergée sur un serveur web, soit une image locale, autrement dit stockée sur votre ordinateur.
La 1ère méthode (image web) est incontestablement celle qu'il faut privilégier car elle réduit considérablement la taille de votre message, et augmente du même coup la vitesse d'envoi. Il faut savoir aussi que l'insertion d'images hébergées sur un serveur web présente un autre avantage non négligeable : elle permet de mieux franchir les barrières antispam. Enfin, les images web évitent de surcharger inutilement les boîtes email de vos destinataires.

Sachez également que plus un message contient d'images, plus il a de chances d'être catégorisé comme courrier indésirable par les outils anti-spam. Dans la mesure du possible, préférez donc une image assez grande à une multitude de petites images disséminées dans votre message.

Enfin, toujours pour éviter le classement en spam, il faut faire en sorte que votre message ne soit pas composé que d'images. Autrement dit, accompagnez vos images de textes de façon a équilibrer le ratio textes / images.

Ces explications seraient incomplètes sans vous renvoyer vers un article présentant un autre avantage des images web, particulièrement important si vous utilisez la fonction tracking : Certains de mes destinataires ont confirmé avoir ouvert mon mail. Pourtant, au niveau du tracking, ils n'apparaissent pas comme des ouvreurs. Pourquoi ?

Nouveautés de la version 3.2.2 : (1 Juillet 2008)
 

- Avast considérait le moteur d'analyse antispam d'OxiMailing comme un virus. Il s'agissait d'un faux positif, Avast a fait la correction de son côté, nous avons modifié le composant pour éviter que ce genre de chose ne se reproduise (nos programmes sont testés et garantis sans virus connu au moment de leur mise en ligne).
- Modification de la mise en forme dans l'éditeur HTML (pour éviter d'ajouter des espaces derrières les images, problème n'impactant qu'internet explorer et pas firefox)
- Mise à jour de l'aide avec les nouveaux écrans et mise à jour de la description des NPAI
- Mise à jour du moteur Antispam 
- Correction d'un bug majeur : dans certains cas, difficiles à reproduire, l'application de la liste noire ne se faisait pas correctement

Nouveautés de la version 3.2.1 : (25 juin 2008) 

- Correction de légers bugs résiduels signalés sur la version 3.2.0.

Nouveautés de la version 3.1.0 : (22 février 2008) 

Evolutions principales :
- Nouvel éditeur HTML avec des écrans plus simples et plus de fonctions
- Ajout de la compatibilité CSS
- Nouvel éditeur de code HTML, plus rapide et avec de nouvelles fonctions (imprimer, remplacer etc...)
- Amélioration de la gestion des bases lourdes (+ de 200.000 destinataires) et meilleure gestion mémoire
- Accélération des fonction de filtrage et d'affichage des noms de domaine (jusqu'à 15x plus rapide !)
- Possibilité d'ajouter un fichier à la liste des désabonnés chargée sur le serveur
- Accélération de la mise à jour des statuts "Désabonnés" dans la liste des destinataires
- Ajout de la vérification des liens du message
- Possibilité de réinitialiser le statut " Envoyé " / " non envoyé "
- Possibilité lors de l'import de ne pas importer les champs "vides"
- Au niveau de l'explorateur, la liste des domaines est filtrée en fonction des filtres de l'explorateur
- Nouvel assistant de création d'entête du message
- Ajout d'une véritable possibilité de planifier l'envoi des campagnes (en plus de la fonction compte à rebours des version précédentes)
- Ajout d'un menu " Tracking " qui donne des informations sur votre compte (date de fin notamment)

Rappelons au passage quelques aspects légaux concernant la prospection par e-mailing :

Quelles sont les règles concernant les fichiers d'adresses ?

Procédure d'insertion du lien de désabonnement 

Au niveau de l'éditeur HTML (onglet "Message HTML"), pour insérer un lien de désabonnement, cliquez simplement sur le bouton entouré en rouge ci-dessous :

Il ne vous reste plus qu'à remplir les propriétés du lien à l'aide du formulaire.

Principe du désabonnement par vos propres moyens

Le lien peut correspondre à un simple "mailto:", vous êtes alors averti de chaque désinscription par email. Il peut également correspondre à une page HTML demandant confirmation de la désinscription. Dans un cas comme dans l'autre, n'oubliez pas que chaque demande de désinscription doit impérativement être suivie d'effet et se traduire soit par une suppression de l'adresse en question dans votre fichier d'adresses, soit par son inscription en liste noire. La gestion de la liste noire se fait par le 2ème onglet de la section "Destinataires".
 

Principe du désabonnement avec l'option Tracking 

En prenant l'option Tracking, Oxemis peut assurer pour vous la gestion de vos désabonnés (listes noires) en automatique.

Concrètement, chaque fois qu'un destinataire cliquera sur le lien de désabonnement présent dans votre message, l'adresse du destinataire, accompagnée des date et heure de la demande de désabonnement, sera enregistrée dans votre liste de désabonnés, sur notre serveur de tracking, sans qu'aucune intervention de votre part ne soit nécessaire.
Avant chaque nouvel envoi, n'oubliez pas de resynchroniser les désabonnements, afin de rafraîchir votre liste noire sur votre PC et ainsi tenir compte des toutes dernières demandes de désabonnement. C'est la seule action à faire, mais elle est d'une importance capitale ! Rien de pire en effet que de renvoyer un mail à un destinataire qui a précédemment demandé un désabonnement.

Pourquoi le lien de désabonnement n'est-il pas automatiquement ajouté par OxiMailing ?

OxiMailing ne force pas techniquement l'insertion d'un lien de désabonnement dans un message, et ce pour une raison simple: en effet, rien ne vous empêche d'utiliser OxiMailing dans le cadre de communications internes au sein de votre entreprise. L'e-mailing étant directement adressé à vos employés et ne présentant aucun caractère commercial, un lien de désabonnement ne se justifie pas dans ce cas.

Au même titre qu'un constructeur automobile ne peut être inquiété si un usager de la route dépasse les 50 km/h en ville, Oxemis décline toute responsabilité quant à une mauvaise utilisation de son logiciel, notamment à des fins de spam. Nul n'est censé ignorer la loi, à chacun de prendre ses responsabilités !